Event-агентство меньше всего заинтересовано в том, чтобы уменьшать бюджет. Однако если приходится, хорошо, если это будет сделано правильно. И вот несколько советов тем, у кого стоит задача оптимизировать бюджет «без потери качества».

ОТМЕНА МЕРОПРИЯТИЙ

К сожалению, не все мероприятия можно отменить безболезненно. Отмена регулярных или уже анонсированных мероприятий несет в себе репутационные риски, которые будут несравнимыми с размером экономии.

отмена мероприятий

Поэтому если это регулярное и ожидаемое мероприятие для клиентов, партнеров или сотрудников, оптимизируйте бюджет, но найдите возможность провести его.

СОКРАЩЕНИЕ КОСВЕННЫХ РАСХОДОВ

Если Вы несколько лет подряд работаете с одними подрядчиками, проведите тендер, процедура которого в этот раз будет носить не формальный характер. Результат может Вас приятно удивить.

Financial Belt Tightening 8595689

Подберите пул поставщиков, которые явно не дотягивают до уровня, составьте техническое задание таким образом, чтобы прошла только одна компания (такое, в котором не указаны цели и задачи, а описано уже конкретное мероприятие, с конкретными решениями). Конечно, это не даст оптимизации в 50 %, но 10-20% – вполне возможно.

МЕРОПРИЯТИЯ ПООЩРЕНИЯ И МЕРОПРИЯТИЯ — CALL 2 ACTON

Мероприятия поощрения можно с легкостью заменить на другие инструменты, одним из которых очень часто является эффективное мероприятие call to action. Тест-драйв для клиентов или журналистов, клиентская/дилерская конференция, обучающие мероприятия, презентация новинки.

мероприятия поощрения

ФОРМАТ

Измените формат. Это не только отличный шанс сделать мероприятия еще интереснее, разнообразнее и динамичнее, но и оптимизировать затраты на их реализацию.

формат

Круглые столы со стульями вокруг – это беда наших мероприятий и они понемногу уходят в прошлое. Изменив формат на фуршет, Вы получите экономию в среднем 20-40% на основной статье расходов. Кроме того, это новые знакомства и больше положительных эмоций от общения с гостями.

КАЧЕСТВО И КОЛИЧЕСТВО

Экономить лучше сокращая позиции, а не снижая качество существующих. Ведь гости вряд ли заметят, что на Вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть.

качество и количество

КОНТЕНТ И ОФОРМЛЕНИЕ

Огромные бюджеты часто вырастают на пустом месте, а именно когда Вам нечего сказать и мероприятие заполняется «фишками». Сейчас, возможно, как раз то время, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и гораздо больше расходов ресурсных.

контент и оформление

БЮДЖЕТНО — ФИШКА МЕРОПРИЯТИЯ

Все равно гости поймут, что Вы экономили, так что если Ваше позиционирование это позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте это частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что не тратите деньги зря, а тратите их на эмоции и на содержание.

бюджетно фишка мероприятия

Мероприятия – это заряд позитива! Проводите мероприятия с умом и несите позитив своим клиентам и сотрудникам.