1

Инвестируя средства в адаптационные инструменты для организации мероприятий, можно существенно минимизировать расходы на проведение различных встреч и конференций. Изменяя освещение, цвета и различные элементы обстановки и декора можно привнести свежую идею в любое событие. Вполне реально уменьшить стоимость, при этом не снижая эффект от проводимого мероприятия. Вот восемь советов, которые помогут увеличить вашу прибыль.

1. Будьте гибкими. Современный рынок – рынок продавцов, формирующих правила ведения бизнеса. Организаторы мероприятий могут самостоятельно создать для себя условия снижения стоимости, учитывая различные даты и места проведения. Внося коррективы в расписание, также можно сэкономить. Например, мероприятия, рассчитанные на несколько дней, лучше начинать после обеда. Благодаря этому отпадает необходимость обеспечивать дополнительное питание для участников.

2. Планируйте заранее. Проведение мероприятий можно сравнить со строительством домов: любые задержки ведут к дополнительным расходам. Благодаря раннему планированию можно отыскать поставщиков товаров и услуг, предлагающих наиболее выгодные условия. Это позволит сэкономить средства и получить гарантии, что все необходимое оборудование и персонал будут готовы к началу проведения. Необходимо иметь в виду, что, скорее всего, вы являетесь не единственным клиентом. И изменения, сделанные в последнюю минуту, могут сорвать другие проекты. Чтобы компенсировать эти неудобства, придется заплатить дополнительную цену.

3. Поддерживайте возможность прямого взаимодействия. Большинство организаторов взаимодействуют с поставщиками напрямую и не допускают возникновения кросс-коммуникаций. В результате приходится выполнять множество лишних движений, которые могут принести ненужные траты. Лучше позволить им сотрудничать друг с другом, чтобы они смогли обеспечить идеальный вариант для достижения ваших целей. Например, начиная планирование, организуйте встречу всех поставщиков. А затем периодически проводите телефонные или видеоконференции, для того чтобы к началу непосредственной подготовки к проведению у вас уже появилась слаженная система взаимодействия.

4. Снижайте энергопотребление. Современное оборудование, к примеру, такое как осветительные устройства на аккумуляторных батареях и энергосберегающие аудиосистемы, потенциально могут сократить расходы на тысячи долларов. Использование такого оборудования выгодно обеим сторонам вне зависимости от размеров и места проведения мероприятий.

5. Сравнивайте Wi-Fi. Быстрый, бесплатный и надежный беспроводной интернет является безусловной необходимостью. И важно учитывать расходы на обеспечении его на всей протяженности площадки. Иногда в договоре указано, что его предоставляет конкретный поставщик, с которым заключен контракт. Но чаще всего другие провайдеры могут предложить более низкие цены и высокое качество оборудования. Поэтому на переговорах необходимо добиться отмены этого пункта.

6. Используйте одни и те же материалы несколько раз. Мыслите перспективно для того, чтобы получить максимальную отдачу от вложенных средств. Разработайте наглядные пособия, которые можно будет неоднократно применять на различных встречах. Потратьтесь на адаптируемую сцену, элементы которой можно заменять. Например, при использовании освещения и декораций в различных вариациях легко сделать так, чтобы ваша сцена всегда выглядела свежо и интересно. Также обращайте внимание на многофункциональные технологичные продукты. К примеру, системы планирования онлайн-мероприятий, которые можно адаптировать для проведения самых разных событий, или мобильные приложения, которые со временем можно будет обновить.

7. Сведите к минимуму печатные материалы. Существуют десятки способов создания мобильных приложений для мероприятий: от супер-доступных самодельных программ до более надежных, изготовленных по индивидуальному заказу. И нельзя сказать, что нужно использовать только какой-то определенный вариант. Важно осознавать, когда и какой из них будет наиболее подходящим. Большинство людей имеют, как минимум, один смартфон, и их количество неизменно растет. Загружая приложения на телефоны участников, можно полностью отказаться от печати различных наглядных материалов. Отличным вариантом также является использование цифровых вывесок, которые можно запрограммировать так, как это будет необходимо для конкретного мероприятия.

8. Мыслите креативно. Например, договоритесь с поставщиком, обеспечивающим освещение на мероприятии, чтобы стратегически важные места площадки были выделены особыми световыми потоками.